De acordo com a Lei nº. 8.159/91, a gestão de documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase Corrente e Intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente".
A Universidade Federal de Sergipe - UFS, enquanto instituição pública federal deve seguir diretrizes e instrumentos técnicos de gestão arquivística emanados pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.
Sendo assim, para iniciar o processo político de gestão de arquivos, é necessário constituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), composta por uma equipe multidisciplinar, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação, seja para eliminação ou para conservação permanente. É ela o órgão máximo deliberativo sobre os arquivos da instituição. Acréscimos às tabelas de temporalidade e aos planos de classificação, bem como listagens de eliminação de documentos devem ser deliberados primeiramente por este órgão e, a seguir, pelo Arquivo Nacional, na esfera federal.
Alguns exemplos de instrumentos de gestão incluem: o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade.
O Arquivo Nacional aprovou, por meio da Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, a versão atualizada dos instrumentos de gestão de documentos que devem ser utilizados pelos órgãos e entidades do Poder Executivo federal, em substituição aos instrumentos aprovados pela Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020 (revogada).
A nova versão da tabela estabelece prazos para a guarda e a destinação de documentos com o objetivo de promover maior eficiência, transparência e sustentabilidade. Dentre as principais mudanças estão a revisão dos prazos de retenção e a inclusão de novas categorias, alinhando-se às necessidades atuais das diversas áreas do Executivo.
As tabelas e os códigos atualizados estão disponíveis para consulta a seguir: