O acervo arquivístico sob a responsabilidade do Arquivo Central/UFS compreende documentos de diferentes tipos e suportes, em idades intermediária e permanente, produzidos, recebidos ou acumulados: 

I – pelas unidades e órgãos da Universidade no desempenho de suas funções, em cumprimento de suas competências acadêmicas e administrativas; 

II – por pessoas físicas ou jurídicas, cuja custódia foi assumida pelo Arquivo Central/UFS, por ser considerado de interesse para a Universidade.

O acervo compreende, portanto, documentos de diversos gêneros e em vários suportes, incluindo os documentos textuais (manuscritos ou impressos), iconográficos, micrográficos, cartográficos, datados do ano de 1950 até os dias atuais.

A massa documental possui aproximadamente 18 mil caixas, o que equivale a cerca de 2.500 m (dois mil e quinhentos metros lineares) de documentos produzidos e recebidos pela instituição. O Metro Linear, como medida padrão, é definido e reconhecido oficialmente como unidade convencional para determinar o espaço ocupado pelos documentos nas estantes e no dimensionamento de arquivos para guarda e estocagem.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Constituído por documentos que pertencem às unidades e órgãos produtores, com uso pouco frequente, mas que requerem, por questões administrativas, legais ou financeiras, um período de guarda até a ocorrência de sua destinação final. Seu acesso é restrito aos produtores, sendo permitido a terceiros apenas com autorização prévia.

ARQUIVO PERMANENTE

Trata-se do patrimônio documental histórico da UFS, o qual deve ser preservado de forma definitiva. Esse acervo é composto por conjuntos denominados fundos ou coleções, originados tanto das unidades e órgãos da Universidade quanto de doações de pessoas e inclui fotografias, publicações, mapas, entre outros. Por se tratar de documentos de guarda permanente, devido aos seus valores históricos, culturais e informativos, ele requer um tratamento especializado, sendo de grande importância para a pesquisa acadêmica, científica e para a sociedade em geral. Possui acesso aberto ao público interessado.

FUNDOS

Os fundos documentais que compõem o Arquivo Central da UFS são organizados de acordo com a estrutura institucional. Alguns exemplos incluem:

• Gabinete do Reitor - GR
• Gabinete do Vice-Reitor - GVR
• Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários - PROEX
• Pró-Reitoria de Administração - PROAD
• Pró-Reitoria de Graduação - PROGRAD
• Centro de Ciências Biológicas e da Saúde - CCBS